Miten hoidetaan rakennusalan työajanseuranta?

Työajankirjaus ja rakennusalan työajanseuranta on tärkeä osa rakennusalalla työskentelevien ammattilaisten päivittäistä työskentelyä. Yksinkertainen prosessi menee siten ,että työntekijä kirjaa ylös työhön käyttämänsä ajan, tehdyn työn kuvauksen ja mahdollisesti myös kohdistaa työaikansa litteralle.

Tuottavuuden seuranta on yksi sähköisen työajankirjauksen mahdollistamista asioista. Kun työaika on tarkasti kirjattu ylös, voidaan selvittää, kuinka paljon aikaa tietyt työtehtävät vievät ja tarvittaessa löytää keinoja tehostaa työskentelyä ja lyhentää työaikaa. Lisäksi työajankirjauksen avulla voidaan selvittää, miten paljon eri projekteihin käytetään aikaa ja varmistaa, että projektit pysyvät budjetissa.

Työajankirjaus voi tapahtua perinteisesti paperilomakkeilla, porttien lukulaitteilla tai sähköisesti erilaisilla ohjelmistoilla. Sähköinen työajankirjaus on yleistynyt rakennusalalla viime vuosina, sillä se on nopeampaa ja helpommin seurattavaa kuin perinteinen paperikirjaus. Sähköisessä työajankirjauksessa työntekijät voivat kirjata työnsä suoraan mobiililaitteillaan, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta ja nopeuttaa tiedon tallentamista.

Palkanlaskennan perusteiden keräämisen lisäksi on tarkoitus varmistaa, että työntekijät käyttävät aikansa tehokkaasti ja että työtehtävät sujuvat suunnitellusti. Tarkka seuranta kertoo myös, että työntekijöiden työajat ovat sopusoinnussa työlainsäädännön kanssa.

Rakennusalan työajanseuranta ruutupaperilla

Ruutupaperin käyttöä ei ehkä enää kannata läpikäydä. Se generoi valtavan määrän manuaalista työtä jonkun toisen henkilön tekemänä. Kun ajatellaan kokonaisuutta, niin ruutupaperin aikakausi on ohi. Jos ajatellaan asiaa työnjohtajan näkökulmasta, työajanseuranta on myös todella haastavaa. Yleensä kaikki tuntikirjaukset ovat tasatunteja pyöristettynä ylempään tasatuntiin ja tarkempi projektiseuranta vaatii Excelöintiä. Työnjohdon hyväksynnän jälkeen kyseiset tunnit tulevat myös ns. valideiksi, eikä niiden oikeellisuutta voi enää kyseenalaistaa.

Lukijalaitteet työajanseurannassa

Porttien kulunvalvontalaitteet ovat hyvä valinta kahdestakin syystä. Näiden avulla saadaan automatisoitua esimerkiksi palkanlaskentaa ja otettua työmaan läsnäolijat helposti esiin. Henkilö leimaa sisään lukijalaitteella, kun astuu työmaalle ja leimaa ulos, kun poistuu työmaalta. Helppo ratkaisu, mutta palvelee pääosin vain palkanlaskentaa ja läsnäoloseurantaa, joka ei varsinaisesti tuo mitään lisäarvoa itse projektin hallinnointiin. Porttilaitteet voivat olla käytössä myös pelkässä kulunvalvonnassa ja muu raportointi hoidetaan mobiilisovelluksella.

Mobiilisovellukset työajanseurannassa

Mobiililaite löytyy nykyään pääsääntöisesti lähes kaikkien ihmisten taskusta. Kännykän rooli alkaa olla jo päivän selvää ja usein sitä edellytetään työtehtävässä. Enää ei puhuta siitä, että onko laite työnantajan vai oma. Kännykkä on edellytys, että monia työtehtäviä voi saada, ihan kuten oma autokin. Molemmista maksetaan korvaus työntekijälle.

Mobiililaitteella työajankirjaus tapahtuu käytännössä suoraan työmaalta, siinä hetkessä kuin raportointi pitää suorittaa. Käytännössä aamulla leimataan päivä aloitetuksi ja poistuessa kirjaudutaan ulos. Mobiililaite mahdollistaa myös ns. jälkikirjauksen eli päivän tai työn päätteeksi raportoidaan, että työhön meni aikaa 3 tuntia.

Mobiililaitteen etuja on työajankirjauksen tarkkuus. Mahdollisuus kohdistaa työajankirjaus litteralle ja katsoa esimerkiksi työmaan piirustuksia. Mobiilikäyttö mahdollistaa projektinhallinnan viemisen astetta pidemmälle, ilman että palkataan lisää työnjohtajia.

Työajankirjauksista litteroista kannattaa tehdä kohtuullisen yksinkertaiset alkuvaiheessa. Muutama päälittera mihin työaikaa voidaan kohdistaa ja tarvittaessa työnjohto kohdistaa tapahtumia tarkemmalle tasolle, kuten nykyäänkin. Tai opettaa porukka ensin kirjaamaan ilman litterakohdistusta. Hyviä tuloksia on saatu aikaan sillä, että ensin porukan nuorimmasta päästä otetaan pari henkilöä testikäyttäjiksi ja viedään heidän kauttaan mallia laajempaan levitykseen. Näin ei kuormiteta heti koko porukkaa ja mahdolliset haasteet taklataan ennen laajempaa käyttöä.

Meiltä saat avun työajanseurantaan, rakennusalan tiedonantovelvollisuuden hoitamiseen ja laajempaankin projektiseurantaan. Me autamme myös laajemmissa kokonaisuuksissa, lue siitä lisää Lemonsoftin sivuilta.

Kysy Pekalta miten teidän työmaaseuranta kannattaisi hoitaa.

Pekka Savolainen

Myynti & asiakaspalvelu
+358 44 780 8303
pekka.savolainen@lixani.com

Tai pyydä tarjous.

Sami Eromäki, toimitusjohtaja
Toimin Lixanin toimitusjohtajana ja Lemonsoft-konsernissa rakentamisen toimialajohtajana. Asiakaskeskeisyys, läpinäkyvyys ja luottamus ovat keskeiset arvot jotka näkyvät työpäivissäni. Entisenä yrittäjänä koen tärkeäksi olla helpottamassa ja edesauttamassa asiakkaidemme liiketoimintaa. Vapaa-aika kuluu perheen ja perinnerakentamisen parissa.

Lue myös

Miten saat parempaa katetta rakennustyömaista?

Mitä tarkoittaa rakennusalan tiedonantovelvollisuus?