Ohjelmiston hankinta ja käyttöönotto rakennusalalla?

Mitä tarkoittaa, kun työtuntikirjaukset, verottajaraportointi, projektiseuranta tai ostolaskujen hyväksyntä otetaan käyttöön? Valitettavasti, minusta tuntuu, että aika harva tietää mitä ohjelmiston käyttöönotto tarkoittaa.

Se ei ole sama asia kuin sen lautanipun ostaminen kaupasta. Tää softapuoli on aika paljonkin eri asia muutamastakin syystä. Olen nyt muutaman vuoden ollut enemmän tekemisissä rakentamisen kanssa ja tämä on toimialana erittäin mielenkiintoinen. Tässä joutuu itsekin oppimaan uusia tapoja myydä ja tehdä käyttöönottoja. Mikään totuttu tapa ei toimi rakentajien kanssa. Me toimistotyöntekijät nähdään asiat yleensä hyvin paljon monimutkaisemmin tai me tehdään asioista monimutkaisia.

Miten ohjelmisto ostetaan?

Ohjelmiston (ERP tai toiminnanohjausjärjestelmä) hankinta on paljon muutakin kuin vain sen ostaminen. Yleensä tiedetään se tarve miksi ohjelmisto hankintaan. Monilla syy on se, että pitää raportoida verottajalle ja laskutkin pitäis tehdä. Eli hankintasyynä on lähinnä se pakko. Se ei ole koskaan hyvä hankintaperuste. Yleensä tulee tehtyä hätiköityjä ratkaisuja eikä jakseta perehtyä aiheeseen riittävästi. Minä olen tottunut siihen, että autan asiakasta ostamaan ja ymmärtämään mitä tässä ollaan hankkimassa. Osaan myös sanoa asiakkaalle, että en myy sulle. Jos mä näen jo valmiiksi, että tästä ei tule mitään, niin en käytä aikaani siihen. Paras kommentti tähän mennessä tarjotessani apua ilmaiseksi, että ei me ehditä istua palavereissa, laita joku video tulemaan niin katotaan se ja tilataan. Sinänsä vois sanoa, että erittäin edistyksellistä. Teen sen videon, mutta se tarkoittaa sitten sitä, että vastuu hankinnan oikeellisuudesta siirtyy täysin asiakkaalle. Valitettavasti virhetilanteessa reklamaatio tulee kuitenkin softatoimittajalle.

Kuten tiedetään, niin nämä softa-asiat eivät ole rakennusalan ihmisten suurin mielenkiinnon kohde. Miten ihmeessä se yrityksen toimintaa pyörittävän ohjelmiston ostaminen osattais tehdä muutaman minuutin videon pohjalta? Ehkä jossain kohtaa meillä on sellainen video, mutta en halua vielä uskoa tämän olevan niin yksinkertainen asia.

Eli yksinkertaisesti mutkia suoristaen, tee näin

• Tilaa myyjältä palaveri ja kerro sille mitä teillä tarvitaan.
• Myyjä kertoo mitä hän voi tarjota ja millä hinnalla.
• Myyjä näyttää miten ne tarjottavat asiat käytännössä tehdään sillä ohjelmalla.
• Myyjä kertoo miten se otetaan käyttöön ja paljonko siihen pitää varata aikaa.

Nyt kun on saatu tarjous ja tiedetään mitä myyjä tarjoaa, niin miten se päätös tehdään.

• Varmistutaan siitä, että ohjelmisto vastaa meidän tavoitetilaa ja mahdollistaa meidän kasvun seuraavat 5 vuotta.
• Varmistetaan omien resurssien riittävyys ohjelmiston käyttöönottoon.

Kun nämä asiat on varmistettu ja todettu järjestelmä oikeaksi sekä meidän oma ajankäyttö mahdolliseksi, hankintaan se järjestelmä.

Sitten alkaakin se vaikeampi vaihe.

Ohjelmiston käyttöönotto

Ohjelmiston käyttöönotto alkaa tarkemmalla tarpeiden läpikäymisellä. Myyntivaiheessa hyvin harvoin ollaan päästy asioihin niin syvälle, että tarkempaa asioiden määrittelyä ei tarvitsisi tehdä. Tässä kohtaa taklataan yllätyksiä ja mukaudutaan toimimaan kuten se hankittu järjestelmä toimii. Kuulostaa pahalta, mutta isolla rahalla saa niitäkin, missä ohjelmisto taipuu yrityksen tahtoon. Nykyään vakioratkaisut on koeponnistettu satojen tai tuhansien yritysten toimesta, joten puhutaan ns. parhaista käytännöistä. Näin on siis hyvä toimia.

Jos ollaan hankittu työtuntikirjaus ja verottajailmoitukset, käyttöönotto on suhteellisen nopea toimenpide. Tässäkin tarvitaan aikaa perehtymiseen. Tilitoimiston tai palkanlaskijan on hyvä olla mukana. Koekäyttäjäksi ottaisin ehdottomasti porukan nohevimman kaverin. Kännykkää pitää osata käyttää muutenkin kuin soittamiseen. Tästä henkilöstä tulee teidän sisäinen moottori, joka ajaa uutta ohjelmaa sisälle. Hän myös ”myy” sitä muille käyttäjille. Yleensä porukassa on aina niitä, jotka eivät halua käyttää.

Toimittajan puolelta yksi asiantuntija käy tämän läpi ja ottaa ohjelmaa käyttöön teidän kanssa.

Laajemmissa järjestelmähankinnoissa tarvittaan sitten jo projektia. Toimittajan puolelta siihen osallistuu projektipäällikön lisäksi 1-5 asiantuntijaa. Käyttöönottoon tehdään suunnitelma ja vastuutetaan henkilöt. Asiakkaan puolella täytyy ehdottomasti olla joku, jolla on aikaa tähän projektiin. Pääkäyttäjän pitää tietää käytännön asiat, mutta hänen tulee myös hallita ohjelmisto sujuvasti.

Voit lukea lisää laajemmasta käyttöönotosta täältä https://news.lemonsoft.fi/erp-tehokas-kayttoonotto.

Lähdetään kuitenkin liikkeelle siitä hankinnasta.

Tilaa Pekalta esittely.

Pekka Savolainen

Myynti & asiakaspalvelu
+358 44 780 8303
pekka.savolainen@lixani.com

Sami Eromäki, toimitusjohtaja
Toimin Lixanin toimitusjohtajana ja Lemonsoft-konsernissa rakentamisen toimialajohtajana. Asiakaskeskeisyys, läpinäkyvyys ja luottamus ovat keskeiset arvot jotka näkyvät työpäivissäni. Entisenä yrittäjänä koen tärkeäksi olla helpottamassa ja edesauttamassa asiakkaidemme liiketoimintaa. Vapaa-aika kuluu perheen ja perinnerakentamisen parissa.

Lue myös

Mitä tarkoittaa rakennusalan tiedonantovelvollisuus?

Oletko sinä tulevaisuuden tekijä?