Rakennushankkeessa tieto liikkuu jatkuvasti

Aikataulu muuttuu ja työvaihe valmistuu. Työntekijä huomaa jotain poikkeavaa tai työnjohto antaa uuden ohjeen. Aliurakoitsija odottaa tietoa siitä, milloin oma työvaihe voidaan aloittaa. Tilaaja haluaa tietää, missä hanke menee. Korjausrakentamisessa myös asukkaiden ja kiinteistön käyttäjien pitää tietää, mitä tapahtuu ja miten se vaikuttaa heidän arkeensa.

Rakennushankkeen viestintä mielletään helposti tiedotteiksi, sähköposteiksi ja palavereiksi. Todellisuudessa se on paljon enemmän. Se on kysymistä ja vastaamista. Tietoa kertyy valtavasti, kuvia, videoita, työohjeita, havaintoja, Vipu-listoja, kommentteja, päätöksiä. Kaikki tämä on työmaan tilanteesta tiedottamista. Hyvä viestintä ei tarkoita mahdollisimman suurta määrää viestejä. Hyvä viestintä tarkoittaa sitä, että oikea tieto tavoittaa oikean ihmisen oikeaan aikaan.

Rakennushankkeessa tietoa kyllä syntyy.

Ongelma ei yleensä ole siinä, etteikö työmaalla olisi tietoa. Haasteena on tiedon hajautuminen.
Yksi asia sovitaan työmaalla ja toisesta soitetaan työnjohtajalle. Kuva lähetetään viestillä ja muutos tulee sähköpostilla. Dokumentti tallennetaan omaan paikkaansa ja seuraavassa palaverissa syntyy taas uutta tietoa.

Pian yksinkertaiseen kysymykseen voi olla yllättävän vaikea vastata: Mikä on viimeisin tieto ja mistä se löytyy?

Toinen ongelma syntyy siitä, että itse tieto ja sitä koskeva keskustelu erkanevat toisistaan. Kuva löytyy yhdestä paikasta, keskustelu toisesta ja lopullinen ratkaisu ehkä vain muutaman ihmisen muistista. Silloin tietoa kyllä on, mutta yhteinen tilannekuva puuttuu.

Työmaaviestintä ei ole yksisuuntaista tiedottamista

Rakennushankkeen viestintää ajatellaan helposti ylhäältä alaspäin. Työnjohto tiedottaa työntekijöille tai pääurakoitsija ohjeistaa aliurakoitsijoita ja urakoitsija puolestaan raportoi tilaajalle. Todellisuudessa hyvä työmaaviestintä toimii kaikkiin suuntiin. Usein kaikkein tärkein uusi tieto syntyy juuri kentällä, työntekijä esimerkiksi huomaa poikkeaman. Aliurakoitsija havaitsee asian, joka vaikuttaa seuraavaan työvaiheeseen. Rakennuttajalla on kysymys työmaakuvassa näkyvästä yksityiskohdasta. Siksi rakennushankkeen ihmiset eivät ole vain tiedon vastaanottajia. He kaikki myös tuottavat tietoa.

Työntekijä on tärkeä osa työmaan tiedonkulkua

Työntekijä näkee ensimmäisten joukossa, mitä työmaalla oikeasti tapahtuu. Ajatellaan hyvin tavallista tilannetta. Työntekijä aloittaa työvaiheen ja huomaa jotain, mistä ei ole varma. Kun tilanne pitäisi tarkistaa työnjohdolta, sen voi yrittää selittää puhelimessa. Usein vielä helpompaa on näyttää, mistä puhutaan. Työntekijä ottaa kuvan ja kysyy: ”Onko tämä oikein?” Työnjohto näkee saman tilanteen kuin työntekijä ja pystyy vastaamaan havaintoon. Tässä on merkittävä ero perinteiseen raportointiin. Työntekijä ei dokumentoi asiaa vain siksi, että siitä jäisi merkintä järjestelmään. Dokumentoinnista tulee samalla osa työmaalla käytävää keskustelua. Lixanissa työmaalla työskentelevät voivat osallistua työmaaraportointiin esimerkiksi kirjaamalla tietoa sekä ottamalla kuvia ja videoita työmaan etenemisestä. Tiedot tallentuvat osaksi projektin kokonaisuutta.

Työnjohto tarvitsee tietoa voidakseen johtaa

Työnjohtajan näkökulmasta viestintä toimii jatkuvasti kahteen suuntaan. Työnjohdon pitää välittää työmaalle tietoa, mutta samalla työmaalta pitää saada tietoa takaisin. Onko työ edennyt suunnitellusti? Onko tullut poikkeamia? Tarvitaanko päätöstä? Onko työntekijä tai aliurakoitsija törmännyt asiaan, joka estää työn jatkamisen? Mitä aikaisemmin tieto kulkee, sitä aikaisemmin tilanteeseen voidaan myös reagoida. Läpinäkyvä tiedonkulku auttaa havaitsemaan hankkeen ongelmia aikaisessa vaiheessa ja vähentää epäselvyyksiä eri osapuolten välillä.

Kaikkea ei myöskään tarvitse ratkaista uudella puhelulla, jos tilanteeseen liittyvät kuvat, dokumentit ja keskustelu ovat jo muiden osapuolten käytettävissä.

Aliurakoitsija tarvitsee olennaisen tiedon

Aliurakoitsijan ei tarvitse saada kaikkea hankkeessa syntyvää tietoa. Hänen tarvitsee tietää ne asiat, jotka vaikuttavat hänen omaan tekemiseensä. Onko edeltävä työvaihe valmis? Voiko työn aloittaa suunnitellusti? Onko aikataulu muuttunut? Onko suunnitelmaan tullut muutos? Onko edellisessä työvaiheessa havaittu jotakin, joka pitää ottaa seuraavassa työvaiheessa huomioon? Tämä on tärkeä osa hyvää työmaaviestintää.

Lisää viestejä ei automaattisesti tarkoita parempaa viestintää. Jos jokaiselle välitetään kaikki mahdollinen tieto, olennaiset asiat voivat hukkua muun tiedon joukkoon. Hyvä viestintä tuo oikean tiedon juuri niille ihmisille, joita asia koskee.

Pääurakoitsijalle viestintä on kokonaisuuden hallintaa

Mitä enemmän työmaalla on yrityksiä, ihmisiä ja samanaikaisia työvaiheita, sitä tärkeämpää on yhteinen tieto. Muuten yhden osapuolen pieni viestintäkatkos voi muuttua nopeasti useamman osapuolen ongelmaksi. Yksi odottaa edellisen työvaiheen valmistumista. Toinen ei ole saanut tietoa muutoksesta ja kolmas toimii edelleen vanhan tiedon perusteella. Pääurakoitsijan näkökulmasta viestintä ei siksi ole irrallinen osa projektia. Se on osa projektin johtamista.

Kun pääurakoitsijan, aliurakoitsijoiden ja tilaajan työn tiedot kirjataan samaan järjestelmään, työmaan etenemistä, tehtyjä töitä ja niihin liittyvää tietoa voidaan tarkastella yhteisessä kokonaisuudessa.

Tilaaja ja rakennuttaja tarvitsevat näkyvyyttä

Tilaajan tiedontarve on kuitenkin erilainen kuin työntekijän tai työnjohtajan. Tilaajan ei tarvitse osallistua jokaiseen työmaan päivittäiseen keskusteluun. Hänen pitää silti saada riittävä käsitys siitä, mitä hankkeessa tapahtuu.  Työmaakuvat ovat tästä hyvä esimerkki. Niiden avulla hankkeen etenemistä voidaan näyttää myös henkilölle, joka ei itse käy päivittäin työmaalla. Kuva voi samalla käynnistää keskustelun. Kotkan kirkon peruskorjaushankkeessa esimerkiksi rakennuttaja pystyi tarkastelemaan työmaakuvia ja kirjoittaa havaintonsa suoraan järjestelmään, jolloin urakoitsija on pystynyt reagoimaan niihin. Hankkeeseen kertynyttä valokuvamateriaalia on hyödynnetty myös urakan etenemisen esittelyssä eri sidosryhmille. Tällöin viestintä ei ole pelkästään urakoitsijan tilaajalle lähettämä raportti. Siitä tulee keskustelua hankkeesta.

Suunnittelijalle tämän päivän työmaakuva voi olla tärkeä myöhemmin

Kaikkea työmaalla syntyvää tietoa ei tarvita vain sillä hetkellä, kun se syntyy. Tämän päivän valokuva, havainto tai dokumentoitu ratkaisu voi olla arvokas vielä paljon myöhemmin. Siksi hyvän työmaaviestinnän pitäisi rakentaa samalla projektin muistia.
Jos tieto jää yksittäisiin puheluihin ja viesteihin, siihen palaaminen myöhemmin voi olla hankalaa. Kun dokumentaatio säilyy osana hanketta, samaa tietoa voidaan hyödyntää myös myöhemmissä vaiheissa. Kotkan kirkon peruskorjaushankkeessa pääsuunnittelija on esimerkiksi voinut hyödyntää järjestelmään kertynyttä työmaadokumentaatiota korjausraportin laatimisessa ja kuvittamisessa. Hyvä dokumentointi on siis myös viestintää tulevaisuuteen.

Asukas katsoo rakennushanketta aivan toisesta näkökulmasta

Korjausrakentamisessa rakennushankkeen viestintä ei kuitenkaan pääty työmaan portille. Mukaan tulevat asukkaat ja kiinteistön käyttäjät. Otetaan esimerkiksi linjasaneeraus. Urakoitsijalle kyseessä on projekti, jossa on aikatauluja, resursseja, työvaiheita ja dokumentteja. Asukkaan näkökulmasta kyse on hänen kodistaan ja arjestaan. Häntä kiinnostavat paljon käytännöllisemmät kysymykset:

  • Mitä asunnossani tapahtuu?
  • Milloin siellä tehdään töitä?
  • Miten työ vaikuttaa asumiseen?
  • Pitääkö minun tehdä jotain?
  • Onko aikataulu muuttunut?

Asukas ei tarvitse työmaan kaikkea tietoa. Hän tarvitsee sen tiedon, joka vaikuttaa hänen omaan arkeensa.

Hyvä asukasviestintä vähentää epävarmuutta

Linjasaneerauksessa asukkaalle saatetaan joutua kertomaan tulevista työvaiheista, asuntoon pääsyn tarpeesta tai aikataulun muutoksesta. Tiedon pitäisi vastata mahdollisimman yksinkertaisesti viiteen kysymykseen:

  • Mitä tapahtuu?
  • Milloin tapahtuu?
  • Ketä asia koskee?
  • Miten asiaan pitää varautua?
  • Mistä saan tarvittaessa lisätietoa?

Sama periaate toimii myös muualla korjausrakentamisessa. Kun tiedottaminen on osa rakennushankkeen normaalia tiedonkulkua, asukasviestintä ei jää irralliseksi toiminnoksi muun työmaan johtamisen rinnalle. Lixanissa työmaan tilanteesta voidaan tiedottaa järjestelmän kautta myös sidosryhmille ja asukkaille. Työmaan dokumentaatioon ja siihen liittyviin keskusteluihin voidaan antaa käyttäjille näkyvyys heidän roolinsa perusteella.

Työmaaviestintä ja asukasviestintä ovat samaa tiedon ketjua

Työntekijän ottama kuva ja asukkaalle lähetettävä tieto voivat ensi silmäyksellä tuntua täysin eri asioilta. Pohjimmiltaan niissä on kuitenkin kyse samasta asiasta. Tieto syntyy jossakin, ja jonkun toisen ihmisen pitää saada se käyttöönsä. Työntekijä huomaa ja työnjohto reagoi. Työnjohto ohjeistaa ja työntekijä toimii. Pääurakoitsija koordinoi ja aliurakoitsija saa omaan työhönsä tarvittavan tiedon. Työmaa dokumentoi ja tilaaja näkee hankkeen etenemisen. Korjausrakentamisessa työmaa etenee ja asukas saa tiedon siitä, miten seuraava vaihe vaikuttaa hänen arkeensa. Lixani yhdistää samaan kokonaisuuteen työmaan talouden, aikataulut, työajat, viestinnän, dokumentoinnin ja mittaukset. Työajat, työsuoritteet, kuvat, videot ja työmaan tapahtumat voivat tallentua osaksi samaa projektikokonaisuutta. Silloin viestintää ei tarvitse nähdä erillisenä kerroksena rakentamisen päällä. Se syntyy osana tekemistä.

Tietävätkö kaikki, joiden pitäisi tietää?

Hyvä rakennushanke ei ole sellainen, jossa mitään odottamatonta ei koskaan tapahdu. Aikataulut elävät. Työmaalla tulee vastaan kysymyksiä. Suunnitelmia tarkennetaan. Ihmiset tarvitsevat päätöksiä ja ohjeita. Siksi hyvän viestinnän mittari ei ole lähetettyjen viestien määrä. Paljon kiinnostavampi kysymys on: Tietävätkö kaikki, joiden pitäisi tietää?

Kun työntekijä pystyy nostamaan havainnon esiin, työnjohto pystyy reagoimaan, aliurakoitsija saa työhönsä vaikuttavan tiedon, tilaaja näkee hankkeen etenemisen ja asukas tietää, mitä hänen kodissaan tapahtuu, viestintä tukee koko rakennushankkeen sujuvuutta. Läpinäkyvä tiedonkulku auttaa eri osapuolia tietämään, mitä hankkeessa tapahtuu ja missä vaiheessa se on. Parhaimmillaan rakennushankkeessa ei vain tiedoteta. Tieto kulkee.